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Certificaciones y Fotocopias

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Manual de Certificaciones en proceso de actualización.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

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1. Solicita la certificación de documentos o expedientes de la siguiente manera:

- No presencial: mediante un oficio manifestando el interés de certificar algún documento o expediente. El oficio debe indicar como mínimo: número de expediente, nombre de las partes y documentos que se desea certificar.

- Presencial: el interesado debe llenar la boleta de copia/escaneo y solicitar que se le facilite de manera certificada las copias o imágenes solicitadas.

Los expedientes activos únicamente pueden ser certificados a solicitud de las partes. Una vez que el expediente es archivo la certificación del mismo puede realizarla cualquier usuario manteniendo las mismas restricciones que el préstamo de documentos (parte de políticas específicas).

2. Anota los datos de la solicitud según lo siguiente:

- Si se realizó la solicitud por oficio: registra la solicitud de certificación en el Control de Correspondencia.

- Si se realizó la solicitud de manera presencia: se anota en el cuaderno de visitas y revisión de expediente.

3. Define lo que se quiere certificar, en cuanto:

- Resolución o fallo, o bien, un solo documento.

- Un expediente: en este caso se debe certificar un disco compacto que contenga las imágenes que componen al expediente.

- La no existencia de expediente en contra de algún funcionario.

En caso de que se quiera certificar la resolución o fallo, o bien, un solo documento, se realiza por medio de un duplicado en soporte papel; en caso contrario se realiza por medio de un disco compacto certificado.

4. ¿El expediente se presta para que la Institución solicitante lo escanee?

a. Sí: se debe cumplir con lo establecido en el procedimiento de Préstamo de Expedientes. Luego, continúa con el paso número 5.

b. No: se procede al escaneo. Luego, continúa con el paso número 6.

Nota: Los expedientes solicitados por la Procuraduría General de la República que se soliciten para un proceso Contencioso Administrativo debe tramitarse de manera inmediata.

5. Devuelve el expediente físico, junto con el archivo en formato PDF del expediente escaneado, en disco compacto.

6. Verifica la integridad de la información que se encuentra en formato PDF, con base a la información en formato original.

7. Redacta la certificación con la información correspondiente.

8. Asigna el número de certificación, siguiendo el número de consecutivo correspondiente.

9. Imprime dos certificaciones: la original se le brinda al solicitante y la copia se conserva en el archivo.

10. Firma y sella la certificación.

En primera instancia, el certificado debe ser firmado por la Secretaría Administrativa, en caso de que no se encuentre presente se delega al actuario. Si no está presente el actuario y éste no puede realizar la firma digital; la certificación debe firmarse por el abogado de primer rango, en caso de que este último no se encuentre presente, el certificado no puede ser firmado.

11. Rotula el disco compacto, de acuerdo al nombre establecido en la certificación.

12. Entrega disco compacto y certificación al solicitante.

13. Recibe el disco compacto y la certificación; indicando su nombre, cédula y fecha.

14. Archiva la certificación recibida y el expediente prestado donde corresponda.

Fin.

 

Para información llamar a los números del Tribunal de Servicio Civil.

 

Reclamos.pdf

Requisitos para solicitud de fotocopias simples:

  • Aportar un disco compacto en blanco.

Nota de atención: El horario para copias es de 8 a.m. a 12 p.m. y de 1:00 pm a 3:00 p.m.

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